Am Monatsende bereitest du als Arbeitgeber die Lohnabrechnung vor: Zeiten freigeben, den Monat abschließen und die Datei an dein Steuerbüro geben. Ein Monat lässt sich erst nach Monatsende freigeben.
1. Zeiten freigeben
Öffne die „Zeiterfassung“ (über „Aufgaben“) und tippe auf die Karte „Monatsauszug“. Oben wählst du Standort und Monat.
Prüfe im Abschnitt „Zeiten freigeben“ die Einträge. Nimm den Haken bei allem heraus, was noch nicht stimmt.
Tippe auf „… Einträge freigeben“. Freigegebene Einträge sind danach gesperrt; mit „Freigabe zurücknehmen“ und einem Grund öffnest du sie wieder.
Mit „Lohndaten herunterladen“ bekommst du die freigegebenen Stunden zusätzlich als CSV-Datei.
2. Monat abschließen
Tippe unten im „Monatsauszug“ auf die Karte „Monatsabschluss & DATEV“.
Arbeite die „Prüfliste“ ab – etwa „Noch eingestempelt“, „Stempelungen nicht freigegeben“, „Offene Korrekturvorschläge“ oder „Ohne Vergütung in der Akte“.
Tippe auf „Monat freigeben“ und bestätige. Danach sind die Daten des Monats gesperrt.
Musst du später etwas ändern, startest du mit „Korrektur öffnen“ und einem Grund einen Korrekturlauf.
3. DATEV-Datei erzeugen
Wähle einmalig im Browser unter „DATEV-Einstellungen“ das „Programm des Steuerbüros“ aus. Trage „Beraternummer“ und „Mandantennummer“ ein und richte die „Lohnarten“ ein.
Tippe im Abschnitt „DATEV-Datei“ zuerst auf „Testdatei erzeugen“ und lass die Datei vom Steuerbüro prüfen.
Tippe dann auf „Datei erzeugen“. Sie erscheint unter „Erzeugte Dateien“ zum „Datei herunterladen“ (in der App: „Datei teilen“).
Wichtig: Monatsgehälter stehen nicht in der Datei – sie sind in DATEV als Stammdaten hinterlegt. Stimme das Format mit deinem Steuerbüro ab, bevor du die erste Datei zur Abrechnung übergibst.
4. Link fürs Steuerbüro
Tippe bei der erzeugten Datei auf „Link erstellen“.
Kopiere den Link mit „Link kopieren“ und schick ihn deinem Steuerbüro. Er wird nur jetzt angezeigt.
Das Steuerbüro öffnet den Link und die Datei wird direkt heruntergeladen – ohne Konto.
Der Link gilt 14 Tage. In der Liste siehst du „gültig bis“, wie oft er abgerufen wurde, und kannst ihn mit „Link widerrufen“ sofort ungültig machen.
Nicht verwechseln: Für den umgekehrten Weg – das Steuerbüro lädt Lohnabrechnungen hoch – gibt es einen eigenen Link zum Hochladen unter Gehaltsunterlagen.