Für Qualifikationen erfasst du Nachweise mit oder ohne Ablaufdatum. Die Zentrale legt fest, welche es gibt; der Partner führt sie für sein Team; Mitarbeitende melden eigene Nachweise.
Qualifikationsarten (Zentrale)
Öffne im Browser die Partnerakte → „Qualifikationen“ → „Qualifikationsarten verwalten“.
Tippe auf „Qualifikation anlegen“ oder bei einer vorhandenen auf „Ändern“.
Trag „Bezeichnung“, „Beschreibung“ und „Gültig (Monate)“ ein (leer = unbegrenzt), dazu „Mindestens je Standort“ und unter „Pflicht für“ die Rollen.
Wähle bei Bedarf unter „Academy-Kurs zählt als Nachweis“ einen Kurs aus. Aktiviere den Hinweis im Dienstplan, damit du siehst, wenn in einer Schicht niemand mit der Qualifikation eingeplant ist.
Tippe auf „Speichern“.
Vorgegeben sind unter anderem Belehrung § 43 IfSG, Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Hygieneschulung, Allergenschulung und Arbeitsschutz-Unterweisung. Eine Art mit vorhandenen Nachweisen schaltest du ab, statt sie zu löschen. Die Zentrale sieht nur Zahlen je Standort, nie Namen.
Nachweis erfassen oder melden
Arbeitgeber: in der Akte der Person „Nachweis erfassen“. Mitarbeitende: unter „Meine Personalakte“ (Browser) bzw. „Meine Nachweise“ im Profil (App) „Nachweis melden“.
Wähle die „Qualifikation“, trag „Erworben am“ ein und optional „Gültig bis“ (leer = wird berechnet) oder „Unbegrenzt gültig“.
Gib den „Aussteller“ an und lade unter „Beleg (Foto oder PDF)“ den Nachweis hoch.
Tippe auf „Speichern“.
Gemeldete Nachweise prüft der Arbeitgeber unter „Zu prüfen“ mit „Bestätigen“ oder „Ablehnen“ (mit Grund). Die Übersicht „Qualifikationen am Standort“ zeigt je Person „gültig“, „läuft ab“, „abgelaufen“, „fehlt“ oder „wird geprüft“. 30 Tage vor Ablauf gibt es eine Erinnerung.
Hinweis im Dienstplan
Ist bei einer Qualifikation der Dienstplan-Hinweis eingeschaltet (vorgegeben bei Ersthelfer), zeigt der Dienstplan über dem Raster „Qualifikation in der Schicht“, wenn in Schichten niemand mit gültigem Nachweis eingeplant ist. Das ist ein Hinweis und sperrt nichts.